Funding and Data Officer - Chargé.e, contributions et données

hybrid
Toronto, Ontario, Canada .
full-time . May 6, 2025

Description

Une version française suit

About the Foundation

The McConnell Foundation is a private Canadian foundation that strives for a resilient, inclusive and sustainable society that can successfully address its complex challenges.

Opportunity

The successful candidate will join a dynamic team that supports diverse and innovative approaches to community resilience, reconciliation and climate change. We do this through a variety of means: financial contributions and investment, capacity building, consultation and collaboration with the public, private and non-profit sectors.

Applications close at noon May 27th, 2025.

Location

Toronto, Ontario

Mode

Hybrid – Must reside within Canada

Employment type

Full-Time, Permanent

Supervisor

Funding Manager

Department and Team

Operations

Hiring Salary Range (90-95%)

$56,300 to $59,400

Statement on Salary Negotiation

During hiring, employees are placed only at the top of the offered range if they demonstrate most or all asset qualifications.

Position summary

The Funding and Database Officer ensures data accuracy and consistency in the Foundation’s grants management system and funding processes. Reporting to the Funding Manger, the role is a vital part of the Funding Team which supports the Foundation in administrating funding contributions, agreements and expense

allocations.

Main responsibilities

Funding Administration (35%)

Supports the funding process, in collaboration with the Funding team and Program team, by: creating and administrating grants records of various types; finalizing reports; drafting, editing and proofreading letters and documents necessary for payment processing; and obtains approvals and signatures.
Serves as the main operational lead to the Program team members of at least two major focus areas by supporting and assisting with partner outreach requests linked to existing funding commitments.
Tracks, and maintains records for contract obligations with consultants, evaluators and researchers.
Tracks applications in various stages of the review cycle and follows up that the appropriate action is set up as necessary.
Collaborates with the Programs Team to implement continuous improvement to funding processes.
Responsible for processing and troubleshooting stakeholder requests into the Grants Management System (GMS).
Answers questions related to the registration and application process and responsible for monitoring the Foundation’s general information mailbox.
Supports the Funding team in GMS buildouts and customization programs and is actively involved in testing.

Operations and Cross-Cutting Responsibilities (30%)

Assists in the reconciling funding and program expenses in the GMS with the financial accounting software.
Collaborates with Funding and Learning & Evaluation teams on determining policies and best practices for proper record maintenance and archival techniques with an eye towards future data analysis.
Supports in developing a robust training program for staff members on the GMS/CRM and data governance and management at the Foundation.
Collaborates on building, maintaining and enforcing best practices for user maintenance and privacy /confidentiality of data within the Foundation’s technology suite.
Remains at the forefront of legislative changes and requirements in terms of data privacy and protection laws and suggests improvements to our internal systems and practices in line with these regulations.

Organizational and Site Responsibilities (20%)

Participates in internal working groups and committees and may represent the Foundation in external collaborations.
Offers onsite support to the Foundation’s Toronto activities, supporting with logistics and coordination for Toronto-based activities, such as staff gatherings, board meetings and partner convenings.
Collaborates with the Operations team for the distribution and management of materials and supplies in Toronto as required.
Acts as Toronto-based point of contact and booking agent for vendor and supplier relationships.
Supports with operational back-up responsibilities.
Helps applicants and partners navigate processes.

Data and Reporting (15%)

Assists in the creation and maintenance of data visualization reports in the GMS and analyzes results.
Assists in monitoring the disbursement quota forecasts and details and commitment schedule against actual disbursements, and flags areas of concern.
Supports the maintenance and processing of accurate digital files mainly within the GMS, such as withdrawing dormant records for applications or users, updating information in specific GMS records, and any other database maintenance requests by the Funding Manager.

Position requirements

1-3 years of experience in administration or data management.
CEGEP or a diploma of vocational studies.
Experience in a grants management system environment.
Demonstrated experience managing multiple, competing
tasks and priorities while adhering to deadlines.
Bilingualism in both English and French (B2 on the global scale).

Assets

Experience working in a philanthropic organization.
Experience working with Salesforce Not-For-Profit.
Knowledge and experience with data management, analysis and visualization.

Core Competencies and Desired Attributes

Alignment with the Foundation’s values and mission.
Demonstrates commitment to equity, diversity, inclusion.
Collaborates, building partnerships and working collaboratively with others to meet shared objectives.
Instills trust, gaining the confidence and trust of others through honesty, integrity, and authenticity.
Focuses on stakeholders, anticipating and balancing the needs of multiple vantage points and groups.
Drives results, consistently achieving desired outcomes, even under tough circumstances.
Demonstrates a strategic mindset, seeing ahead to future possibilities and translating them into breakthrough strategies.

Role-Specific Competencies

Optimizes work processes, establishes effective and efficient processes to get things done, with a focus on continuous improvement.
Plans and aligns, prioritizing work to meet commitments aligned with organizational goals.
Shows tech savvy, anticipating and adopting innovations in business -building digital and technology applications.

Benefits

Generous, fully paid benefits and a health spending account.
Simplified pension employer matching (6%).
Holiday granting and charitable donation allowances.
Employee Assistance and Virtual Medicine programs.
Hybrid working conditions and home office allowance.
Immediate vacation access and paid holiday time off.

Equal Employment Opportunity Statement

The McConnell Foundation is working towards strengthening our culture of inclusion and strives to build a team that reflects our mission for a more inclusive, resilient and sustainable society. We welcome and encourage applications from Indigenous people, Black people, racialized people, women, non-binary and gender-nonconforming people, people from the 2SLGBTQQIA community, people with disabilities (visible and invisible) and newcomers to Canada.

Our recruitment team will consider equity status throughout the recruitment process, so we invite members from equity deserving groups to self-identify in their application.

Our work environment and hiring process is inclusive and accessible to anyone with unique needs in terms of accessibility and accommodations. We will support you throughout the life cycle of your employment with us. We ask that all applicants identify their accommodation needs by sending an email to accessibility @mcconnellfoundation.ca so that we can create the necessary conditions so that you can participate fully in the hiring process. All information received in relation to equity status and accommodation will be remain confidential.

Privacy

By applying for this position, you freely and knowingly consent to the inclusion of all information provided by you to the McConnel Foundation in a file created in connection with your application for this or any similar position. You acknowledge that the file created on your application will be accessible to only those company personnel involved in the hiring process. It will then be stored the Foundation’s candidate database in accordance with the Foundation’s Privacy Policy for a period of five years, unless you request its destruction in writing. You also authorize the McConnell Foundation to contact the persons named as references in order to obtain evaluations of your performance and opinions on your work during former employment experiences.

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À propos de la Fondation

La Fondation McConnell est une fondation canadienne privée qui aspire à créer une société plus résiliente, inclusive et durable, en mesure de surmonter ses enjeux complexes.

Possibilité d’emploi

La candidate retenue ou le candidat retenu se joindra à une équipe dynamique qui soutient des approches diverses et innovantes en matière de résilience des communautés, de réconciliation et de changements climatiques. Nous utilisons plusieurs moyens pour y arriver : les contributions financières et l'investissement, le renforcement des capacités, la concertation et la collaboration avec les secteurs publics, privé et non lucratif.

Postulez jusqu'au 27 mai 2025 à midi.

Lieu de travail

Toronto Ontario

Mode de travail

Hybride; vous devez résider au Canada

Type d’emploi

Permanent à temps plein

Sous la supervision de :

Gestionnaire, contributions

Département et équipe

Opérations

Échelle salariale à l’embauche (90-95 %)

56 300 à 59 400 $

Déclaration relative aux négociations salariales

Au moment de l’embauche, une personne ne peut être placée au sommet de l’échelle salariale que si elle prouve qu’elle possède l'ensemble ou la plupart des atouts.

Résumé du poste

La chargée ou le chargé des données et des contributions financières veille à l’exactitude et à la cohérence des données dans le système de gestion des contributions financières et les processus de financement de la Fondation. Relevant de la gestionnaire des demandes de contribution, la ou le titulaire du poste joue un rôle crucial au sein de l’équipe des demandes de contribution, qui aide la Fondation à gérer les demandes et les ententes de contributions financières, ainsi que la répartition des dépenses.

Responsabilités clées

Administration des demandes de contribution (35 %)

Appuie le processus de demandes de contribution en collaboration avec l’équipe des demandes de contribution et l’équipe des programmes, en créant et en administrant les dossiers de contributions financières en tout genre; en finalisant les rapports; en rédigeant, en révisant et en corrigeant les lettres et les documents nécessaires au traitement des versements; et en obtenant des approbations et des signatures.
Agit comme la personne-ressource opérationnelle pour les membres de l’équipe des programmes pour au moins deux des grandes sphères d’intérêt de la Fondation, en leur offrant du soutien pour les demandes d’information provenant de partenaires qui bénéficient déjà d’une contribution financière.
Assure le suivi et le maintien des dossiers relativement aux obligations contractuelles avec les personnes consultantes, les responsables de l’évaluation et les chercheuses et les chercheurs.
Assure le suivi des demandes à différentes étapes du processus d’examen et veille à ce que les mesures appropriées soient prises au besoin.
Collabore avec l’équipe des programmes en vue d’améliorer continuellement le processus de demandes de contribution.
Voit au traitement et à la résolution des demandes des parties prenantes dans le système de gestion des contributions financières (SGCF) de la Fondation.
Répond aux questions concernant les processus d’inscription et de soumission de demandes, et s’occupe de gérer la boîte de réception d’information générale de la Fondation.
Appuie l’équipe des demandes de contribution relativement au développement du SGCF et aux programmes de personnalisation, et participe activement aux essais.

Opérations et responsabilités transversales (30 %)

Aide au besoin au rapprochement des dépenses liées aux programmes et aux contributions dans le SGCF, et ce, à l’aide du logiciel de comptabilité financière.
Collabore avec l’équipe des demandes de contribution et l’équipe d’évaluation et d’apprentissage pour déterminer les politiques et les meilleures pratiques se rapportant au maintien adéquat des dossiers et aux techniques d’archivage, en vue de l’analyse future des données.
Soutient la création d’un programme de formation rigoureux à l’intention du personnel de la Fondation relativement au SGCF, à la gestion des relations avec la clientèle et à la gestion et la gouvernance des données.
Collabore à l’élaboration, au maintien et à la mise en application de meilleures pratiques portant sur l’entretien et la confidentialité des données au sein de la suite technologique de la Fondation.
Reste à l’avant-garde des changements législatifs et des exigences concernant les lois sur la protection de la vie privée et la confidentialité des données, et propose des améliorations aux systèmes et aux pratiques internes, en harmonie avec la réglementation.

Responsabilités organisationnelles et des lieux (20 %)

Prend part à des groupes de travail et à des comités internes, et peut représenter la Fondation dans le cadre de collaborations externes.
Offre du soutien sur les lieux pour les activités de la Fondation à Toronto, fournissant une assistance en matière de logistique et de coordination, par exemple pour les rencontres du personnel, les réunions du conseil d’administration et les rassemblements avec des partenaires.
Collabore avec l’équipe des opérations au besoin pour la distribution et la gestion de matériel et de fournitures à Toronto.
Agit comme point de contact et comme agente ou agent à Toronto pour les relations avec les fournisseurs.
Aide avec les responsabilités d’appoint opérationnelles.
Aide les organisations qui soumettent une demande et les partenaires dans le cadre des processus.

Gestion des données et rapports (15 %)

Aide à la création et au maintien des rapports de visualisation des données dans le SGCF, et procède à l’analyse des résultats.
Aide à surveiller les prévisions et les détails relatifs au contingent des versements, ainsi que le calendrier des engagements par rapport aux versements réels, et signale toute préoccupation.
Appuie le traitement et l’entretien de fichiers numériques précis, principalement dans le SGCF, par exemple en retirant les dossiers inactifs, en actualisant l’information dans des dossiers particuliers, ou en répondant à toute autre demande de gestion de la base de données faite par la gestionnaire des demandes de contribution.

Exigences du poste

1 à 3 ans d'expérience en administration ou en gestion de données.
CÉGEP ou diplôme d'études professionnelles.
Expérience dans un environnement de système de gestion de contributions.
Expérience avérée de la gestion de tâches et de priorités multiples et concurrentes dans le respect des délais.
Bilinguisme en anglais et en français (B2 sur l'échelle mondiale).

Atouts

Expérience dans un organisme philanthropique.
Expérience avec Salesforce Not-for-Profit.
Connaissance et expérience de la gestion, de l'analyse et de la visualisation des données.

Principales compétences et qualités recherchées

Collabore en formant des partenariats et en travaillant en équipe avec d’autres pour atteindre des objectifs communs.
Inspire confiance aux autres en étant honnête, intègre et authentique.
Se concentre sur les parties prenantes, en prévoyant et en équilibrant les besoins de plusieurs groupes et de personnes ou organisations avec divers points de vue.
Obtient des résultats en atteignant constamment les objectifs souhaités, même dans des circonstances difficiles.
Affiche un esprit stratégique, voyant les possibilités futures et les traduisant en stratégies de pointe.
Est en adéquation avec la mission et les valeurs de la Fondation.
Montre un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.

Compétences propres au rôle

Optimise les processus de travail et établit des processus efficaces pour la réussite, en mettant l’accent sur l’amélioration continue.
Planifie et harmonise les efforts, en fixant des priorités en vue de respecter des engagements allant de pair avec les objectifs organisationnels.
Fait preuve d’un bon sens technologique, prévoyant et adoptant des innovations opérationnelles, ou créant des applications numériques ou technologiques.

Avantages complémentaires

Avantages généreux, entièrement payés, et compte de gestion des dépenses santé.
Régime de retraite simplifié avec contribution de l'employeur (6 %).
Allocation pour des contributions à des organismes de bienfaisance.
Programmes d’aide au personnel et de télémédecine.
Travail en mode hybride et indemnité pour bureau à domicile.
Accès immédiat aux vacances et congés payés.

Énoncé d’égalité d'accès à l'emploi

La Fondation McConnell travaille à renforcer sa culture d’inclusion et souhaite que son équipe soit le reflet de sa mission pour une société plus inclusive, résiliente et durable. Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes autochtones, noires, racisées, de femmes, de personnes non binaires et non conformes au genre, de personnes appartenant à la communauté 2ELGBTQQIA, de personnes en situation de handicap (visible ou invisible), de personnes nouvellement arrivées au Canada.

Notre équipe de recrutement prendra en compte les statuts, décrits ci-dessus, tout au long du processus de recrutement. Nous vous invitons donc à vous auto-identifier dans votre dossier de candidature, si l’une ou plusieurs de ces catégories s’appliquent à vous.

Notre milieu de travail et notre processus d’embauche sont inclusifs et accessibles pour toute personne ayant des besoins particuliers tant au niveau de l’accessibilité que des mesures d’adaptation. Nous vous soutiendrons tout au long du cycle de vie de votre emploi chez nous. Nous demandons à toutes les personnes présentant une candidature de bien vouloir indiquer leurs besoins en matière d’adaptation en envoyant un courriel à accessibilite@mcconnellfoundation.ca pour nous permettre de mettre en place les conditions nécessaires à leur pleine participation au processus d’embauche. Les renseignements reçus quant aux statuts provenant de l’auto-déclaration, ainsi qu’aux mesures d’adaptation pouvant s’y rattacher, demeureront confidentiels.

Confidentialité

En postulant pour cette offre d'emploi, vous consentez d’une façon libre et éclairée à ce que tous les renseignements que vous avez communiqués à la Fondation McConnell soient consignés dans un dossier qui sera créé à propos de votre candidature, pour ce poste ou pour tout autre poste similaire. Vous reconnaissez que le dossier qui sera constitué sur votre candidature sera accessible aux personnes de l’entreprise impliquée dans le processus d’embauche uniquement. Il sera ensuite conservé dans la base de données des personnes candidates de la Fondation conformément à sa politique de confidentialité durant cinq ans, à moins que vous en demandiez par écrit la destruction. Vous autorisez également la Fondation McConnell à communiquer avec les personnes nommées comme personnes références afin d’obtenir des évaluations de votre rendement et des opinions sur votre travail lors des expériences d'emploi.

Compensation

$56,300.00 - $59,400.00 per year

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